Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Tax Paradise Rafał Bober

Spis treści

Na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów, w związku z przepisami art. 8 i 9 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, ustanawia się wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”, w brzmieniu określonym niżej.

1. Postanowienia ogólne

1.1 Powierzenie zadań

Zadania związane z przyjmowaniem zgłoszeń oraz prowadzeniem działań następczych wykonują:

  1. Administrator (dalej „Administrator”),

Jeżeli Administrator nie zostanie wyznaczony, to jego funkcję pełni właściciel.

1.2 Obowiązek pomocy

Pracownicy i zleceniobiorcy firmy są zobowiązani do udzielania pomocy Administratorowi w realizacji zadań przewidzianych procedurą.

1.3 Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba przekazująca zgłoszenie:

  1. wyznaczonym kanałem zgłoszeniowym,
  2. w dobrej wierze (przekazuje informacje, które uważa za prawdziwe),
  3. w kontekście związanym z pracą (mające związek z funkcjonowaniem zakładu pracy).

1.4 Ochrona tożsamości sygnalisty

Tożsamość sygnalisty, który podał swoje imię i nazwisko, podlega ochronie. Dostęp do danych sygnalisty posiada Administrator.

Tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona właściwym organom państwowym na ich żądanie oparte w przepisach prawa.

Ujawnienie tożsamości sygnalisty w innych przypadkach lub innym osobom jest możliwe jedynie za jego wyraźną, udokumentowaną zgodą.

Zakazuje się ujawniania tożsamości sygnalisty oraz danych pozwalających na jej ustalenie innym osobom. Zakaz obowiązuje wszystkie osoby, bez względu na to w jaki sposób weszły w posiadanie danych o tożsamości sygnalisty lub innych danych pozwalających na ustalenie tożsamości sygnalisty.

Wszystkie osoby, które wykonując czynności służbowe lub w innych okolicznościach zapoznały się ze zgłoszeniem sygnalisty, jak również innymi informacjami dotyczącymi zgłoszenia, są zobowiązane do zachowania poufności.

Powyższe zasady ochrony tożsamości odnoszą się także do osób pomagających dokonać zgłoszenia, jeżeli ich dane są znane osobom przyjmującym zgłoszenie.

1.5 Zakaz działań odwetowych

Sygnaliści podlegają ochronie.

Zakazuje się podejmowania wobec sygnalistów działań odwetowych i prób takich działań, w szczególności w następujących formach:

W stosunku do osób, które są, były lub mają być związane stosunkiem pracy:

  1. 1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
  2. 2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
  3. 3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
  4. 4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
  5. 5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
  6. 6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
  7. 7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
  8. 8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
  9. 9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
  10. 10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
  11. 11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
  12. 12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
  13. 13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
  14. 14) mobbingu;
  15. 15) dyskryminacji;
  16. 16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
  17. 17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
  18. 18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
  19. 19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
  20. 20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
  21. 21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

W stosunku do osób, które są, były lub mają być związane stosunkiem innym niż stosunek pracy:

  1. 1) wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
  2. 2) nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Z ochrony przed działaniami odwetowymi korzystają także:

  1. osoby pomagające dokonać zgłoszenia,
  2. inne osoby powiązane z sygnalistami, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy lub krewni sygnalistów,
  3. osoby prawne, które stanowią własność sygnalisty,
  4. osoby fizyczne i prawne, dla których sygnalista pracuje lub które są w inny sposób z nim powiązane w kontekście związanym z pracą,
  5. osoby wykonujące czynności przewidziane niniejszą procedurą,
  6. świadkowie składający wyjaśnienia podczas postępowania wyjaśniającego.

1.6 Zgłaszanie ujawnienia tożsamości lub działań odwetowych

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

1.7 Pomówienia

Świadome zgłaszanie informacji nieprawdziwych, w szczególności w celu pomówienia innej osoby lub w celu uzyskania własnych korzyści, traktowane jest jako działanie niezgodne z zasadami etyki obowiązującymi w firmie i godzące w zasady współżycia społecznego obowiązujące w zakładzie pracy.

W stosunku do osoby, która w sposób celowy i świadomy dokonuje zgłoszenia w trybie niniejszej procedury w celu pomówienia innej osoby lub w celu uzyskania własnych korzyści, mogą zostać wyciągnięte konsekwencje dyscyplinarne lub inne przewidziane umową lub powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

1.8 Przetwarzanie danych osobowych

  1. Po otrzymaniu zgłoszenia, dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnych działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  3. W przypadku złożenia wniosku o sprostowanie danych, w celu zachowania wartości dowodowej stosuje się zasadę dodatkowych wpisów uzupełniających dokumentację z postępowania, a nie zastępowania danych zawartych w zgłoszeniu lub dokumentacji.
  4. W zakresie nieokreślonym procedurą, zasady ochrony i przetwarzania danych osobowych w procesie przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych, w tym wydawania upoważnień do ich przetwarzania, określone są w dokumentach firmy regulujących przetwarzanie i ochronę danych osobowych.

1.9 Informacja o kanałach zgłoszeniowych

Administrator lub osoba przez niego wyznaczona informuje o kanałach zgłoszeniowych pracowników i zleceniobiorców firmy oraz zamieszcza informację o kanałach na stronie internetowej firmy.

2. Zakres stosowania procedury

2.1 Jakie naruszenia są rozpatrywane?

W trybie niniejszej procedury rozpatruje się zgłoszenia naruszeń:

  1. przepisów prawa powszechnie obowiązującego, polegające na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa w zakresie:
  1. 1) korupcji;
  2. 2) zamówień publicznych;
  3. 3) usług, produktów i rynków finansowych;
  4. 4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
  5. 5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
  6. 6) bezpieczeństwa transportu;
  7. 7) ochrony środowiska;
  8. 8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
  9. 9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
  10. 10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
  11. 11) zdrowia publicznego;
  12. 12) ochrony konsumentów;
  13. 13) ochrony prywatności i danych osobowych;
  14. 14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
  15. 15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  16. 16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  17. 17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
  1. regulacji wewnętrznych obowiązujących w spółce,
  2. standardów etycznych obowiązujące w spółce.

Rozpatrywane są jedynie naruszenia, które mają związek lub mogą mieć wpływ na działalność firmy.

Nie są rozpatrywane zgłoszenia dotyczące spraw prywatnych pracowników, które nie mają związku z funkcjonowaniem zakładu pracy.

Zgłoszenia dotyczące podejrzenia prania pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML) są przekazywane do rozpatrzenia w trybie osobnej procedury.

2.2 Czyje zgłoszenia są rozpatrywane?

Procedurę stosuje się do zgłoszeń dokonanych przez osoby fizyczne, które uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, sygnalistą może być:

  1. 1) pracownik;
  2. 2) pracownik tymczasowy;
  3. 3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  4. 4) przedsiębiorca;
  5. 5) prokurent;
  6. 6) akcjonariusz lub wspólnik;
  7. 7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
  8. 8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
  9. 9) stażysta;
  10. 10) wolontariusz;
  11. 11) praktykant;
  12. 12) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
  13. 13) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834).Administrator może zadecydować, aby niniejszą procedury zastosować odpowiednio do zgłoszeń pochodzących z innych źródeł wewnętrznych i zewnętrznych.

Ustawę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w punkcie 2.2, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

2.3 Zgłoszenia podpisane i anonimowe

Procedurę stosuje się do rozpatrywania zgłoszeń podpisanych i anonimowych.

W przypadku zgłoszeń anonimowych, jeśli nie ma możliwości kontaktu z sygnalistą, nie stosuje się punktów procedury dotyczących informowania sygnalisty.

3. Kanały zgłoszeniowe i przyjmowanie zgłoszeń

3.1 Kanały zgłoszeniowe

Sygnalista ma możliwość dokonania zgłoszeń:

  1. Wewnętrznych

Zgłoszenia wewnętrzne przyjmuje Administrator.

  1. Zewnętrznych

- Kierowanych do odpowiednich organów publicznych, takich jak:

Rzecznik Praw Obywatelskich

Urzędy regulacyjne dla danej branży(np. zdrowotnej)

Instytucje państwowe nadzorujące i egzekwujące przestrzeganie prawa.

Zgłoszenia Zewnętrznego sygnalista może dokonać w dowolnym momencie, nie ma obowiązku dokonywania w pierwszej kolejności zgłoszenia Wewnętrznego.

Informacje o kanałach zgłoszeń zewnętrznych dla każdej z instytucji znajdują się na ich stronach internetowych. W przypadku Rzecznika Praw Obywatelskich znajduje się ona pod adresem: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich.

3.2 Rekomendowany zakres informacji w zgłoszeniu

Aby zgłoszenie mogło zostać skutecznie rozpatrzone powinno zawierać informacje umożliwiające jego zbadanie.

W przypadku przyjmowania zgłoszenia w formie ustnej osoba przyjmująca powinna postarać się ustalić następujące dane:

  1. imię i nazwisko oraz kontakt do osoby zgłaszającej (chyba, że sygnalista chce pozostać anonimowy lub nie chce podać danych do kontaktu)
  2. zakres naruszeń – jakich przepisów prawnych lub standardów wewnętrznych dotyczyło naruszenie?
  3. kto jest podejrzewany o dokonanie naruszenia?
  4. kiedy / w jakim okresie / od kiedy dochodzi do naruszeń?
  5. gdzie dochodzi lub dochodziło do naruszeń?
  6. jaki jest sposób ich popełniania?
  7. jakie mogą być motywy sprawców?
  8. czy sygnalista ma jakieś dowody na popełnianie naruszeń (np. dokumenty, zdjęcia)? Jeśli tak - należy je dołączyć do zgłoszenia.

W przypadku zgłoszenia samodzielnego sygnalista również powinien postarać się odpowiedzieć na jak najwięcej z powyższych pytań i załączyć posiadane dowody.

Należy jednak pamiętać, że sygnalista może nie znać odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania. Nie wstrzymuje to rozpatrywania zgłoszenia.

4. Rejestr zgłoszeń i przechowywanie dokumentacji

4.1 Zakres danych w rejestrze

Rejestr zgłoszeń prowadzony jest w formie elektronicznej. Zawiera następujące dane:

  1. 1) numer zgłoszenia nadawany w kolejności wpłynięcia zgłoszenia;
  2. 2) przedmiot naruszenia prawa;
  3. 3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
  4. 4) adres do kontaktu sygnalisty;
  5. 5) datę dokonania zgłoszenia;
  6. 6) informację o podjętych działaniach następczych;
  7. 7) datę zakończenia sprawy.

Rejestr prowadzi się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem i poufność danych osobowych.

4.2 Przechowywanie dokumentacji

Dokumentację zgłoszeń i prowadzonych działań następczych przechowuje się w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo i integralność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem i poufność danych osobowych.

4.3 Dostęp do rejestru i dokumentacji

Prawo dostęp do rejestru zgłoszeń i dokumentacji posiadają:

5. Ochrona osób, których dotyczy zgłoszenie

5.1 Ochrona dobrego imienia i tożsamości

Zgłoszenie może dotyczyć konkretnej osoby (osób) lub osób nieustalonych co do tożsamości. Podejrzenia odnośnie do konkretnych osób mogą pojawić się także w trakcie czynności wyjaśniających.

Osoby te mają prawo do ochrony swojego dobrego imienia oraz ochrony tożsamości przez cały okres prowadzenia działań następczych, a jeżeli zarzuty się nie potwierdzą – także po ich zakończeniu.

5.2 Domniemanie niewinności

Osoby, których dotyczy zgłoszenie lub odnośnie do których podejrzenia naruszeń pojawią się później – korzystają z domniemania niewinności. Oznacza to, że ewentualne konsekwencje służbowe wobec nich można zastosować dopiero wtedy, gdy wyniki postępowania wyjaśniającego potwierdzą, że są winne naruszeń.

Nie stanowi naruszenia domniemania niewinności podjęcie czynności mających na celu zabezpieczenie prawidłowego toku postępowania, jak np. czasowe ograniczenie uprawnień dostępu do pomieszczeń lub systemów informatycznych, przeprowadzone w sposób, który nie dyskredytuje danej osoby w oczach współpracowników.

5.3 Prawo do obrony

Osoby, których dotyczy zgłoszenie lub odnośnie do których podejrzenia naruszeń pojawią się później – korzystają z prawa do obrony.

Na właściwym etapie postępowania, przed formułowaniem ostatecznych wniosków, mają prawo do zapoznania się z zebranymi dowodami, przedstawienia swoich argumentów oraz korzystania z pomocy prawnej.

Prawo do zapoznania się z dowodami nie obejmuje dostępu do zgłoszenia przekazanego przez sygnalistę.

5.4 Naruszenie zasad

W przypadku naruszenia wymienionych wyżej zasad, osoby pokrzywdzone mogą złożyć skargę do właściciela firmy lub do właściwych organów zewnętrznych.

6. Ocena właściwości zgłoszenia

Po wpłynięciu zgłoszenia Administrator sprawdza czy podlega ono rozpatrzeniu w ramach niniejszej procedury. A mianowicie, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w punktach 2.1 i 2.2.

Jeżeli podlega ono rozpatrzeniu w ramach innej procedury, przekazuje się je do rozpatrzenia w innym trybie wewnętrznym.

Jeżeli do rozpatrzenia sprawy właściwy jest organ zewnętrzny – zgłoszenie przekazuje się temu organowi.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy Administratora lub naruszeń występujących przy realizacji niniejszej procedury – decyzję o sposobie dalszego postępowania podejmuje właściciel.

Jeżeli zgłoszenie zawiera zbyt mało informacji, aby móc je prawidłowo zakwalifikować – Administrator prosi sygnalistę o uzupełnienie przekazanych informacji.

7. Rejestracja zgłoszenia

Administrator rejestruje w rejestrze zgłoszeń zgłoszenia wpływające kanałami zgłoszeniowymi.

W przypadku zgłoszeń niepodlegających rozpatrzeniu wg. niniejszej procedury wpisuje się do rejestru informację o przekazaniu zgłoszenia wg. właściwości (kiedy i komu) lub o zamknięciu zgłoszenia bez rozpatrzenia.

W przypadku ponowienia zgłoszenia, które zostało już wcześniej wyjaśnione, gdy ponowione zgłoszenie nie zawiera dodatkowych informacji – Administrator może zadecydować o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia lub natychmiastowym jego zamknięciu.

8. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia

Bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych od wpłynięcia zgłoszenia (lub uzupełnienia informacji pozwalających na jego zakwalifikowanie), Administrator:

Powyższe czynności podejmuje się, jeżeli sposób zgłoszenia umożliwia kontakt z sygnalistą lub nadawcą (np. podano dane kontaktowe).

9. Zasada należytej staranności

Każde zgłoszenie należy rozpatrywać z należytą starannością, obiektywnie i dociekliwie, bez względu na to, kogo i jakiej sprawy dotyczy.

10. Zasady prowadzenia działań następczych

10.1 Co to są działania następcze?

Działania następcze to działania podejmowane po przyjęciu zgłoszenia w celu jego zbadania i wyjaśnienia. Składają się z dwóch etapów:

  1. postępowania przygotowawczego
  2. postępowania wyjaśniającego

10.2 Kto prowadzi działania następcze?

Działania następcze prowadzi Administrator.

Jeśli jest to konieczne, może korzystać z pomocy ekspertów będących pracownikami firmy lub ekspertów zewnętrznych. Eksperci wykonują czynności na podstawie pisemnego upoważnienia Administratora w zakresie nadanego upoważnienia.

W przypadku ekspertów zewnętrznych podstawą współpracy jest zawarta umowa wraz z oświadczeniami w zakresie ochrony danych osobowych oraz zachowania poufności.

Ekspertem nie może zostać sygnalista ani osoba, której dotyczy zgłoszenie.

10.3 Uprawnienia osób prowadzących działania następcze

W trakcie prowadzenia działań następczych Administrator, jego zastępca oraz eksperci mają prawo:

10.4 Uprawnienia dodatkowe

W uzasadnionych przypadkach, Administrator, jego zastępca oraz eksperci mogą otrzymać upoważnienie do zbadania lub monitorowania informacji i danych służbowych przetwarzanych przez pracownika firmy na sprzęcie służbowym, a w szczególności:

Upoważnienia udziela właściciel w formie pisemnej, po konsultacji z inspektorem ochrony danych osobowych (jeżeli taki został powołany). W upoważnieniu określa się zakres badanych lub monitorowanych informacji i danych.

10.5 Ograniczenia i poufność

W ramach działań następczych nie wolno stosować środków zarezerwowanych dla uprawnionych służb państwowych, takich jak np. zakładanie podsłuchów czy kontrola operacyjna (prowokacje).

Osoby prowadzące działania następcze prowadzą je w sposób zapewniający ochronę informacji przed dostępem osób nieupoważnionych. Są zobowiązane do zachowania uzyskanych informacji w poufności.

11. Postępowanie przygotowawcze

11.1 Cel i zakres

Celem postępowania przygotowawczego jest wstępna analiza zgłoszenia.

Przeprowadza ją Administrator na podstawie danych i dokumentów dostępnych w firmie oraz dostępnych publicznie. Na tym etapie nie prowadzi rozmów wyjaśniających.

W razie potrzeby może konsultować się z sygnalistą

Postępowanie przygotowawcze powinno zostać przeprowadzone w sposób ograniczający ryzyko zniszczenia dowodów w sprawie, której dotyczy zgłoszenie.

11.2 Postępowanie w przypadku zgłoszenia zbyt ogólnego

Jeżeli informacje przekazane przez sygnalistę są zbyt ogólne, aby móc je zweryfikować i nie udaje się otrzymać od niego informacji bardziej szczegółowych – można zawiesić sprawę do czasu uzyskania niezbędnych informacji, a po 3 miesiącach ją zamknąć.

Jeżeli po zamknięciu sprawy wpłyną skonkretyzowane informacje umożliwiające zbadanie zgłaszanych naruszeń – wznawia się działania następcze tworząc nowe zgłoszenie z datą uzyskania tych informacji.

11.3 Postępowanie w przypadku wyjaśnienia sprawy na tym etapie

Jeżeli analiza danych i dokumentów jest wystarczająca do oceny stanu faktycznego, a zarzuty wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, się nie potwierdzają, to Administrator zamyka zgłoszenie zamieszczając w nim informacje o podjętych działaniach następczych.

11.4 Pozostałe przypadki

Jeżeli analiza danych i dokumentów na etapie postępowania przygotowawczego nie jest wystarczająca do ustalenia stanu faktycznego, a w szczególności zachodzi konieczność umożliwienia prawa do obrony osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przejść do etapu postępowania wyjaśniającego.

12. Postępowanie wyjaśniające

12.1 Cel i zakres

Celem postępowania wyjaśniającego jest ustalenie stanu faktycznego.

Postępowanie jest prowadzone z uwzględnieniem postanowień procedury w sprawie ochrony tożsamości sygnalisty oraz innych osób przewidzianych w procedurze.

W przypadku wpłynięcia kilku zgłoszeń o podobnych naruszeniach można w ramach jednego postępowania wyjaśniającego badać kilka zgłoszeń jednocześnie.

12.2 Zabezpieczenie prawidłowego toku postępowania

W razie potrzeby zapewnienia prawidłowego toku postępowania Administrator może wystąpić do właściciela o:

Jeżeli Administratorem jest właściciel – to podejmuje takie decyzje samodzielnie.

12.3 Uzyskiwanie wyjaśnień

Częścią postępowania wyjaśniającego jest uzyskiwanie ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców firmy oraz innych osób mających wiedzę w sprawie.

Na odpowiednim etapie, przed sformułowaniem wniosków, należy umożliwić prawo do obrony osobom, które są podejrzewane o dokonanie naruszeń, zgodnie z punktem 5.3 procedury.

13. Działania związane ze zgłoszeniem

Administrator na skutek zgłoszenia podejmuje decyzje o podjęciu działań w organizacji. Mogą one obejmować między innymi:

Właściciel zatwierdza lub modyfikuje działania i określa osoby odpowiedzialne za ich realizację.

14. Działania końcowe

Administrator uzupełnia w zgłoszeniu wykonane i planowane działania następcze, a następnie w terminie maksymalnie 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia przekazuje sygnaliście informacje zwrotne.Czynności te wykonywane są za pomocą systemu zgłoszeń wewnętrznych obowiązującego w organizacji.

W przypadku, jeżeli wyjaśnianie zgłoszenia trwa dłużej – sygnalista w terminie 3 miesięcy od zgłoszenia otrzymuje informację zwrotną.

Administrator może zamknąć zgłoszenie:

- niezwłocznie, w przypadku gdy nie spełnia ono kryteriów przyjęcia,

- po zakończeniu działań następczych.

W momencie zamknięcia zgłoszenia sygnalista zostanie o tym poinformowany na podany adres email za pomocą poczty elektronicznej.

Wróć na stronę główną